Regulamin platformy RMAI

Obowiązuje od 1 września 2026 r.

§1. Postanowienia ogólne

  1. Platforma internetowa RMAI, dostępna pod adresem rmai.pl (dalej: „Platforma"), prowadzona jest przez Freeride Dariusz Trybocki, Św. Wojciecha 7, 81-347 Gdynia, NIP 5862050688 (dalej: „Operator").
  2. Platforma świadczy usługę w modelu abonamentowym (SaaS) dla przedsiębiorców prowadzących serwisy i punkty obsługi reklamacji (dalej: „Serwis"): przyjmowanie zgłoszeń serwisowych i reklamacyjnych online, komunikację statusów z klientami końcowymi, kosztorysy akceptowane online, raporty serwisowe oraz portal zgłoszeniowy pod adresem rmai.pl/s/nazwa-serwisu.
  3. Klient końcowy (osoba zgłaszająca naprawę lub reklamację do Serwisu) korzysta z Platformy bezpłatnie i bez rejestracji. Stroną umowy o naprawę lub rozpatrzenie reklamacji jest wyłącznie Serwis — Operator dostarcza narzędzie i nie odpowiada za wykonanie usług serwisowych.
  4. Kontakt z Operatorem: kontakt@rmai.pl.

§2. Konta Serwisów i okres próbny

  1. Konto Serwisu (B2B) może założyć przedsiębiorca. Rejestracja wymaga podania nazwy serwisu, danych kontaktowych i wyboru pakietu.
  2. Każde nowe konto otrzymuje bezpłatny, 14-dniowy okres próbny z pełną funkcjonalnością wybranego pakietu. Okres próbny nie wymaga podania danych płatniczych i nie przedłuża się automatycznie w płatny abonament.
  3. Właściciel konta może tworzyć konta serwisantów w liczbie zależnej od pakietu oraz usuwać je w każdej chwili.
  4. Serwis zobowiązuje się podawać prawdziwe dane oraz korzystać z Platformy zgodnie z prawem, w szczególności rzetelnie informować swoich klientów o statusie, cenie i terminie napraw.

§3. Pakiety, płatności i faktury

  1. Aktualne pakiety i ceny (brutto) widoczne są na stronie głównej rmai.pl: Start 49 zł/mies., Pro 99 zł/mies., Premium 199 zł/mies. Pakiety różnią się limitem kont serwisantów oraz opcjami brandingu (logo, kolory, white-label).
  2. Płatności obsługuje mElements S.A. (system Paynow, grupa mBank): BLIK, karty płatnicze, szybkie przelewy. Operator nie przechowuje danych kart płatniczych.
  3. Opłata pobierana jest z góry za miesięczny okres rozliczeniowy i przedłuża dostęp o 30 dni od końca bieżącego okresu — wcześniejsza wpłata nie skraca opłaconego czasu. Abonament nie odnawia się automatycznie.
  4. Po upływie opłaconego okresu dostęp do panelu i portalu zgłoszeń zostaje wstrzymany i rozpoczyna się okres karencji trwający 60 dni: dane, konfiguracja i historia spraw pozostają nienaruszone i wracają w pełni po opłaceniu kolejnego okresu. Strona statusu spraw pozostaje w tym czasie dostępna dla klientów końcowych. Po bezskutecznym upływie karencji Operator może usunąć konto wraz z danymi, o czym uprzedza e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem.
  5. Na życzenie Serwisu Operator wystawia fakturę za każdy opłacony okres — zgłoszenia na kontakt@rmai.pl z podaniem NIP.

§4. Usługi dodatkowe

  1. Migracja danych. Na życzenie Serwisu Operator przenosi dane z dotychczasowego systemu. Usługa jest bezpłatna w pakietach Pro, Premium, Ultimate i Indywidualnym o wartości nie niższej niż Pro; w pakiecie Start kosztuje 500 zł netto jednorazowo. Termin realizacji ustalany indywidualnie, zwykle 1–5 dni roboczych od przekazania kompletu danych. Operator przetwarza przekazane dane wyłącznie w celu migracji i usuwa kopie robocze po jej zakończeniu.
  2. Pakiet indywidualny. Serwis może samodzielnie złożyć zestaw funkcji w konfiguratorze. Cena wyliczana jest z ceny bazowej i dopłat za wybrane moduły oraz liczbę stanowisk. Zmiana konfiguracji obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego; opłacony okres bieżący pozostaje bez zmian.
  3. Naklejki QR i publiczna karta sprzętu. Adres karty jest skrótem kryptograficznym numeru seryjnego. Wyłączenie funkcji lub zakończenie abonamentu dezaktywuje kody. Serwis odpowiada za oznaczanie wyłącznie sprzętu, który obsługuje.
  4. Faktury i KSeF. Platforma umożliwia wystawianie faktur na podstawie kosztorysu oraz eksport pliku XML w strukturze FA(3). Serwis samodzielnie ustala serię i format numeracji; jeśli równolegle korzysta z innego programu do fakturowania, powinien zastosować odrębny prefiks, tak aby numery w każdej serii pozostały unikalne i chronologiczne. Za poprawność danych na fakturze, stawki podatku, numerację, terminowość wystawienia oraz przekazanie dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur odpowiada wyłącznie Serwis jako podatnik. Operator udostępnia narzędzie i format pliku, nie świadczy usług księgowych ani doradztwa podatkowego i nie ponosi odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe Serwisu. Ceny w kosztorysie traktowane są jako brutto, a podatek wyliczany metodą „w stu"; Serwis ustawia stawkę VAT lub zwolnienie podmiotowe w Ustawieniach.
  5. Magazyn części. Stany magazynowe prowadzi Serwis. Automatyczne zdejmowanie sztuk przy dodaniu pozycji do kosztorysu ma charakter pomocniczy i nie zastępuje inwentaryzacji.
  6. Pomiar czasu pracy. Rejestr sesji pracy służy celom organizacyjnym Serwisu. Serwis samodzielnie odpowiada za zgodność ewidencji czasu pracy z przepisami prawa pracy.
  7. Widget rezerwacji. Serwis może osadzić formularz zgłoszeń na własnej stronie. Serwis odpowiada za treści i zgody prezentowane w swoim serwisie internetowym.
  8. Kampanie e-mail i SMS. Wysyłka wyłącznie do klientów końcowych, którzy udzielili Serwisowi zgody marketingowej. Każda wiadomość e-mail zawiera indywidualny link rezygnacji, a rezygnacja jest respektowana natychmiast i trwale. Za treść wiadomości, podstawę prawną wysyłki oraz zgodność z przepisami o komunikacji marketingowej odpowiada Serwis jako administrator danych swoich klientów. Operator może wstrzymać wysyłkę w razie uzasadnionego podejrzenia naruszenia przepisów lub masowego zgłaszania wiadomości jako niechcianych.
  9. Przypomnienia o przeglądzie. Wysyłane wyłącznie do klientów końcowych, którzy udzielili Serwisowi zgody marketingowej. Za podstawę prawną wysyłki i treść wiadomości odpowiada Serwis jako administrator danych swoich klientów.

§5. Program partnerski

  1. Program ma charakter zamknięty — udział wymaga zaproszenia i akceptacji Operatora. Operator może odmówić przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny.
  2. Partner otrzymuje indywidualny kod polecający. Wysokość wynagrodzenia prowizyjnego, sposób jego naliczania oraz okres, przez jaki przysługuje, ustalane są indywidualnie w zaproszeniu do programu lub odrębnym porozumieniu z Partnerem. Aktualne warunki Partner widzi po zalogowaniu w panelu partnera.
  3. Prowizja nalicza się po zaksięgowaniu wpłaty Serwisu. Wypłata następuje na wniosek Partnera po przekroczeniu progu minimalnego określonego w panelu partnera, na podstawie faktury, umowy o dzieło albo innej uzgodnionej formy rozliczenia, w terminie 14 dni od otrzymania prawidłowego dokumentu.
  4. Serwis rejestrujący się z kodem Partnera otrzymuje podwyższony rabat na pakiet roczny, którego wysokość prezentowana jest przy rejestracji i przed dokonaniem płatności. Rabaty nie łączą się.
  5. Partner otrzymuje konto demonstracyjne z danymi przykładowymi, przeznaczone wyłącznie do prezentacji. Konto ma limit zgłoszeń i nie może służyć do prowadzenia rzeczywistej działalności serwisowej.
  6. Partner nie jest pracownikiem ani przedstawicielem handlowym Operatora, nie zaciąga zobowiązań w jego imieniu i samodzielnie odpowiada za rozliczenia podatkowe oraz zgodność udziału w programie z własnymi zobowiązaniami zawodowymi.
  7. Operator może zawiesić lub zakończyć współpracę w razie naruszenia regulaminu, w szczególności wprowadzania w błąd, spamowania lub podszywania się pod Operatora. Prowizje naliczone do dnia zawieszenia pozostają należne.

§6. Odstąpienie, rezygnacja i reklamacje usługi

  1. Usługa świadczona jest na rzecz przedsiębiorców. Serwis może zrezygnować w każdej chwili — wystarczy nie opłacać kolejnego okresu; opłacony okres trwa do końca.
  2. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta (JDG, dla których umowa nie ma charakteru zawodowego) mają prawo odstąpienia od umowy w terminie 30 dni od zakupu, chyba że rozpoczęli korzystanie z opłaconej usługi za wyraźną zgodą.
  3. Reklamacje dotyczące działania Platformy: kontakt@rmai.pl. Operator odpowiada w terminie 30 dni. W przypadku uznania reklamacji Operator przedłuża abonament o czas niedostępności lub zwraca proporcjonalną część opłaty.
  4. Operator dokłada starań, by Platforma działała nieprzerwanie; zastrzega możliwość przerw technicznych, o których w miarę możliwości informuje z wyprzedzeniem.

§7. Dostępność usługi i odpowiedzialność

  1. Charakter usługi. Usługa świadczona jest w modelu SaaS, przez internet. Operator dokłada starań, by była dostępna nieprzerwanie, ale nie gwarantuje nieprzerwanej ani bezbłędnej pracy. Serwis jest przedsiębiorcą i zawiera umowę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
  2. Deklarowana dostępność. Operator dąży do dostępności na poziomie 99,5% w miesiącu kalendarzowym, liczonej poza planowanymi przerwami technicznymi. Bieżący pomiar dostępności jest jawny i publikowany pod adresem rmai.pl/status-systemu.
  3. Przerwy techniczne. Operator może wprowadzać przerwy na aktualizacje i prace serwisowe. Przerwy planowane, o ile to możliwe, odbywają się poza godzinami 6:00–20:00 i są zapowiadane z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin.
  4. Okoliczności niezależne od Operatora. Operator nie odpowiada za brak dostępności wynikający z przyczyn, na które nie ma wpływu, w szczególności: awarii dostawcy infrastruktury lub łączy, ataków na infrastrukturę, awarii sieci energetycznej, działania siły wyższej, decyzji organów władzy publicznej, a także z przyczyn leżących po stronie Serwisu (jego łącze, sprzęt, oprogramowanie, działania jego pracowników).
  5. Rekompensata za niedostępność. W razie niedostępności przekraczającej deklarowany poziom, Serwisowi przysługuje — na wniosek złożony w terminie 30 dni — przedłużenie opłaconego okresu abonamentu o czas odpowiadający okresowi niedostępności, nie krócej niż o jeden dzień za każdy rozpoczęty dzień awarii. Jest to jedyne i wyłączne świadczenie przysługujące z tytułu niedostępności usługi.
  6. Ograniczenie odpowiedzialności. W zakresie dopuszczalnym przez prawo i wobec Serwisów będących przedsiębiorcami, odpowiedzialność Operatora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ogranicza się do wysokości opłat wniesionych przez Serwis w okresie trzech miesięcy poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia.
  7. Wyłączenie szkód pośrednich. Operator nie odpowiada za utracone korzyści, utratę spodziewanych zysków, przerwy w działalności, utratę kontraktów ani inne szkody pośrednie i następcze.
  8. Granica ograniczeń. Powyższe ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
  9. Kopie zapasowe po stronie Serwisu. Operator wykonuje kopie zapasowe codziennie i przechowuje je również poza serwerem produkcyjnym. Niezależnie od tego Serwis zobowiązany jest do samodzielnego pobierania eksportu swoich danych — funkcja eksportu jest dostępna w panelu bez ograniczeń i bez dodatkowych opłat. Zaniechanie eksportu obciąża Serwis.
  10. Zakończenie świadczenia usługi. Gdyby Operator zdecydował o zakończeniu świadczenia usługi, poinformuje o tym z wyprzedzeniem co najmniej 90 dni i zapewni w tym czasie możliwość pobrania pełnego eksportu danych w otwartym formacie.

§8. Dane i materiały

  1. Dane zgłoszeń, klientów końcowych, zdjęcia i cenniki pozostają własnością Serwisu. Operator przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usługi (szczegóły: Polityka prywatności, w tym zasady powierzenia przetwarzania).
  2. Zamieszczając logo i materiały, Serwis oświadcza, że ma do nich prawa. Logo wykorzystywane jest wyłącznie do brandingu portalu Serwisu oraz — za zgodą (ustawienie „pokazuj w katalogu") — w katalogu serwisów i sekcji „Zaufali nam".
  3. Zabronione jest wykorzystywanie Platformy do działań bezprawnych, spamu lub naruszania praw osób trzecich. Operator może zablokować konto naruszające regulamin, po uprzednim wezwaniu do zaniechania naruszeń.
  4. Serwis może zażądać usunięcia konta i danych — Operator usuwa je w terminie 30 dni, z zastrzeżeniem danych, których przechowywanie jest wymagane prawem (np. dokumentacja płatności).

§9. Postanowienia końcowe

  1. Operator może zmienić regulamin z ważnych przyczyn (zmiany prawa, funkcjonalności, cen). O zmianach informuje e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem; zmiany cen nie dotyczą już opłaconych okresów. Brak akceptacji oznacza możliwość rezygnacji.
  2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory z przedsiębiorcami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.