Przyjęcie reklamacji roweru — co zapisać, żeby nie wracać do sprawy
Przy ladzie klient opowiada, co się stało. Twoim zadaniem jest zamienić to w zapis, z którego da się podjąć decyzję bez ponownego kontaktu.
Dane, które trzeba zebrać od razu
- kto i kiedy kupił, z numerem paragonu lub faktury
- model, rozmiar i numer ramy
- co dokładnie nie działa, od kiedy i w jakich warunkach się ujawniło
- ile rower był używany i do czego (miasto, szosa, teren)
- czego klient oczekuje: naprawy, wymiany, obniżenia ceny albo zwrotu pieniędzy
- jak i na jaki adres lub numer ma dostać odpowiedź
Zdjęcia i opis
Zrób zdjęcia całego roweru i miejsca usterki, zanim ktokolwiek cokolwiek rozkręci. Opis klienta przepisz jego słowami, a własną ocenę zapisz osobno i oznacz jako ocenę serwisu.
Zapisz datę przyjęcia
Od daty zgłoszenia liczy się termin odpowiedzi. Daj klientowi potwierdzenie przyjęcia z tą datą i numerem sprawy. Bez niego trudno później wykazać, kiedy zgłoszenie wpłynęło.
Czego nie robić
- nie przesądzaj przy ladzie, że to „nie jest wada” — to wynik oceny, nie zgłoszenia
- nie odmawiaj przyjęcia zgłoszenia, nawet jeśli wydaje się bezzasadne
- nie zostawiaj zgłoszenia bez numeru i potwierdzenia
Przy konkretnej, spornej sprawie sprawdź aktualne przepisy albo skonsultuj się z prawnikiem. Terminy opisuje artykuł o rozpatrzeniu reklamacji, a różnicę między rękojmią a gwarancją — artykuł o rękojmi.
Pobierz wzór protokołu przyjęcia reklamacji
W RMAI: Zgłoszenie reklamacyjne w RMAI ma numer i potwierdzenie dla klienta, zdjęcia przy przyjęciu oraz odliczanie 14 dni z przypomnieniem przed końcem terminu.
Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną ani podatkową. Przepisy się zmieniają — przy decyzji sprawdź aktualny stan albo zapytaj księgowej.