Zlecenia serwisowe — od przyjęcia do wydania
Rdzeń systemu. Zlecenie przechodzi przez kolejne etapy, a klient jest informowany przy każdej zmianie — nie musi dzwonić, bo wie. Poniżej cały obieg, krok po kroku, razem z tym, co dzieje się po stronie warsztatu.
Pół godziny dziennie wraca do warsztatu przy pięciu zleceniach — tyle zajmowały telefony „co z moim rowerem" i oddzwanianie.
Sprzęt gotowy i nieodebrany to zamrożone miejsce i pieniądze. System przypomina klientowi sam i pokazuje Tobie listę tego, co stoi.
Kosztorys z podpisem i datą, zdjęcia z przyjęcia, protokół wydania. Trzy najczęstsze spory w serwisie znikają, bo jest dokument.
Przyjęcie: karta kontrolna zamiast sporu o rysy
Przy przyjęciu wypełniasz listę punktów sprawdzanych na wejściu: stan ramy, kół, napędu, co klient przyniósł ze sobą. Zdjęcia z telefonu dołączają się do zlecenia. Gdy po miesiącu ktoś twierdzi, że rysa na widelcu powstała u Ciebie — masz zdjęcie z datą.
Numer ramy skanujesz aparatem albo wpisujesz. Jeśli jest wybity głęboko i nieczytelny, pomijasz go — karta sprzętu zadziała po marce i kliencie.
- Opis usterki dyktowany do telefonu, bez pisania w rękawiczkach
- Skaner kodów: numer ramy, EAN części, kod QR zlecenia
- Wydruk przyjęcia w formacie A4 z odcinkiem dla klienta
- Etykieta na drukarkę naklejek, żeby sprzęt nie zgubił się w warsztacie
Kosztorys, który klient akceptuje palcem
Pozycje bierzesz z cennika albo wpisujesz własne. Klient dostaje odnośnik, widzi kwoty z rozbiciem na usługi i części, i akceptuje podpisem na ekranie telefonu. System zapisuje datę, godzinę i adres, z którego to zrobił.
To zamyka najczęstszy spór w serwisie: „ale ja się na tyle nie zgadzałem". Jest dokument.
- Wstępna wycena przy przyjęciu, porównywana z ostateczną — widać, o ile wzrosło
- Ponaglenie kosztorysu bez odpowiedzi, automatyczne
- Akceptacja ustna odnotowana osobno, gdy klient woli zadzwonić
Statusy: klient widzi to, co Ty klikasz
Każda zmiana statusu to wiadomość do klienta, e-mailem albo SMS-em. Nie pisze się ich ręcznie — klikasz status, treść idzie sama. Możesz dopisać zdanie od siebie.
| Status | Co widzi klient | Co się dzieje w tle |
|---|---|---|
| Nowe | zgłoszenie przyjęte | zlecenie na liście „do zrobienia" |
| Przyjęte | sprzęt jest w serwisie | karta kontrolna, zdjęcia, numer |
| Do ustalenia | czekamy na Twoją decyzję | kosztorys wysłany, licznik dni bez odpowiedzi |
| W naprawie | pracujemy | pomiar czasu pracy per serwisant |
| Czekamy na części | zamówiliśmy część, dotrze za… | licznik dni; powyżej 7 na czerwono |
| Do odbioru | gotowe — zapraszamy | przypomnienie o odbiorze po X dniach |
| Wydany | odebrane, dziękujemy | protokół z podpisem, historia przy sprzęcie |
Panel, który mówi, co wisi
Większość opóźnień w serwisie nie bierze się z braku pracy, tylko z tego, że coś czeka, a nikt o tym nie pamięta: część nie przyszła, klient nie odpisał, sprzęt leży u dystrybutora trzeci tydzień. Panel nie pokazuje wykresów za zeszły kwartał. Pokazuje, co stoi dzisiaj.
- Bez reakcji ponad 2 dni — zanim klient zadzwoni z pretensją
- Czekamy na części — co, od kogo, ile dni; powyżej tygodnia na czerwono
- W serwisie zewnętrznym — licznik dni i terminy ustawowe
- Kosztorys bez odpowiedzi — system ponagli za Ciebie
- Gotowe, nieodebrane — miejsce zajęte, pieniądze zamrożone
Wydanie z podpisem i historia przy sprzęcie
Klient potwierdza na Twoim ekranie, że odebrał sprzęt kompletny i sprawny. Protokół ze zdjęciami, datą i podpisem zostaje przy zleceniu.
Każdy sprzęt ma kartę: wszystkie naprawy, zdjęcia, części, kto co robił. Kod QR naklejony pod ramą otwiera ją klientowi także za dwa lata i u innego pracownika. Paszport serwisowy w PDF przydaje się przy sprzedaży używanego roweru.
Magazyn części i przeglądy cykliczne
Stany, ceny zakupu, alerty przy niskim stanie, prognoza zapotrzebowania na podstawie tempa zużycia. Część potrzebna do naprawy dopisujesz do zlecenia — klient widzi ją w statusie i dostaje wiadomość, gdy dotrze.
Przy wydaniu ustawiasz termin następnego przeglądu. System zaprasza klienta sam, na kilkanaście dni przed, a Tobie pokazuje, kto mimo zaproszenia nie wrócił — to lista do telefonu.
Trzy ekrany, całe zamieszanie z głowy
Serwisant przy stojaku widzi listę zleceń z kwotami, statusami i filtrami „do zrobienia", „do odbioru", „niewydane". Klient na telefonie widzi etap naprawy, termin i kosztorys, który akceptuje jednym kliknięciem. Właściciel widzi przychód z podziałem na usługi i części, pracę każdego serwisanta i ranking klientów.
Trzy osoby, trzy ekrany, jedne dane. Nikt nie przepisuje niczego z kartki do komputera.
Trzy ekrany, całe zamieszanie z głowy
Serwisant przy stojaku widzi zlecenia z filtrami „do zrobienia" i „do odbioru". Klient na telefonie widzi etap naprawy, termin i kosztorys, który akceptuje jednym kliknięciem. Właściciel widzi przychód z podziałem na usługi i części, pracę każdego serwisanta i ranking klientów. Trzy osoby, trzy ekrany, jedne dane.